Die häufigste Frage in unseren Erstgesprächen ist nicht „Geht das?" — sondern „Was kostet das?". Die ehrliche Antwort: deutlich weniger, als die meisten nach Jahren von Agentur-Tagessätzen erwarten, aber mehr als ein SaaS-Abo. Hier ist die Rechnung, die wir intern auch selbst aufmachen.
Die drei Kostenblöcke
Jede KI-Automatisierung hat dieselbe Kostenstruktur — egal ob sie E-Mails sortiert oder Angebote schreibt:
1. Einrichtung (einmalig). Den Ablauf verstehen, die KI anbinden, Sonderfälle abfangen, testen. Das ist der Projektanteil — und der einzige Block, der vierstellig wird. Eine überschaubare Automatisierung (etwa: eingehende Anfragen lesen, klassifizieren und vorbeantworten) liegt im niedrigen vierstelligen Bereich. Komplexere Abläufe mit mehreren Systemen — ERP, CRM, Buchhaltung — entsprechend darüber.
2. Betrieb (laufend). KI-Modelle rechnen pro Anfrage ab, nicht pro Monat. Eine Automatisierung, die täglich dutzende Vorgänge erledigt, verursacht typischerweise unter 50 € API-Kosten im Monat — oft deutlich darunter. Das überrascht die meisten: der laufende Betrieb ist fast nie der Kostentreiber.
3. Pflege (gelegentlich). Abläufe ändern sich: ein neues Mailformat, ein anderes ERP-Feld, ein neuer Sonderfall. Gut gebaute Automatisierungen melden sich, wenn etwas nicht passt, statt still falsch zu arbeiten. Kalkuliere ein paar Stunden pro Quartal — nicht mehr.
Wann rechnet es sich?
Die Rechnung ist unspektakulär einfach:
Gesparte Stunden pro Woche × Stundensatz × 52 — das ist dein Jahresgewinn an Kapazität.
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Team verbringt 6 Stunden pro Woche damit, Eingangsrechnungen abzutippen und gegen Bestellungen zu prüfen. Bei 45 € internen Kosten pro Stunde sind das gut 14.000 € im Jahr — für Arbeit, die niemand machen will. Eine Automatisierung, die davon 90 % übernimmt, hat sich meist im ersten Quartal bezahlt.
Unsere Faustregel: Wiederholt sich eine Aufgabe mehr als 3–4 Stunden pro Woche, lohnt sich der Blick. Darunter ist es oft klüger, sie einfach liegen zu lassen.
Was es nicht kosten sollte
Drei Dinge, bei denen du skeptisch werden solltest:
- Lizenz-Lock-ins. Wenn die Automatisierung nur funktioniert, solange du ein bestimmtes Tool-Abo bezahlst, gehört sie nicht dir. Wir bauen so, dass der Ablauf dir gehört und das KI-Modell austauschbar bleibt.
- Offene Tagessatz-Projekte. „Wir schauen mal, wie weit wir kommen" ist kein Angebot. Ein klar umrissener Ablauf lässt sich zum Festpreis einschätzen.
- KI um der KI willen. Manche Aufgaben löst ein simples Skript oder eine Regel besser und billiger. Ein ehrlicher Partner sagt dir das vorher.
Der erste Schritt kostet nichts
Wir schauen uns deinen zeitfressendsten Ablauf an und sagen dir konkret: was automatisierbar ist, was es kostet und was es spart — bevor du irgendetwas beauftragst. Wie das technisch funktioniert, zeigen wir auf der Seite KI für Automatisierung — oder du erzählst uns direkt von deinem Ablauf.